Optimai

Wir bauen AI-Lösungen, die euch Zeit zurückgeben.

Wir klären, wo AI euch am meisten bringt, schaffen die nötigen Grundlagen und entwickeln passende Lösungen. So kann euer Team AI im Alltag sicher nutzen, ohne alles umzukrempeln.

Unser Ansatz

Wo wir ansetzen können.

Vielleicht wisst ihr schon, welchen Ablauf ihr verbessern möchtet. Vielleicht braucht euer Team zuerst die Grundlagen, um AI im Alltag sicher zu nutzen. Wir setzen dort an, wo ihr gerade steht.

Grundlagen schaffen

AI sinnvoll und sicher im Betrieb verankern.

Wir richten die nötigen Zugänge und Rahmenbedingungen ein, klären Datenschutz und Einsatzmöglichkeiten und befähigen euer Team für den täglichen Umgang mit AI.

Enterprise-Zugänge, Richtlinien, Einführung ins Team und erste sinnvolle Anwendungen.

Lösungen bauen

Konkrete Abläufe verbessern oder neu denken.

Wo Prozesse Zeit kosten oder Möglichkeiten ungenutzt bleiben, entwickeln wir die passende Lösung. Dafür automatisieren wir Abläufe, verbinden bestehende Systeme oder bauen individuelle Software.

Offerten, Lieferprozesse, Kundenanfragen, Reporting, AI-Chatbots, Workflows, Integrationen oder eigene Anwendungen.

Was wir gebaut haben. Und was es gebracht hat.

Wo AI konkret unterstützen kann.

AI kann euch an vielen Stellen im Betrieb Arbeit abnehmen. Mit Automatisierung, verbundenen Systemen oder individueller Software lassen sich zum Beispiel administrative Aufgaben vereinfachen, Informationen schneller finden und Daten besser nutzen.

Administration & Backoffice

Offerten und Rechnungen vorbereiten, Belege erfassen, Termine koordinieren, Protokolle zusammenfassen und wiederkehrende administrative Aufgaben vereinfachen.

Praxisbeispiel

Kommunikation & Kundenkontakt

Anfragen einordnen, Informationen aufbereiten, Entwürfe erstellen, Briefings und Updates vorbereiten oder Kommunikation gezielt unterstützen.

Praxisbeispiel

Dokumente & Wissen

Informationen auffindbar machen, Dokumente durchsuchen und zusammenfassen, internes Wissen zugänglich machen und Inhalte analysieren.

Prozesse & Operations

Abläufe automatisieren, Bestände überwachen, Reservierungen oder Vorgänge verwalten und Arbeitsschritte zwischen Systemen verbinden.

Praxisbeispiel

Daten & Systeme

Daten erfassen und pflegen, Informationen zwischen Systemen synchronisieren, bestehende Tools verbinden und manuelle Übertragungen reduzieren.

Analyse & Entscheidungen

Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Reports erstellen, Entwicklungen erkennen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten.

Administration

Administration & Backoffice

Scope

Am Flughafen Zürich bietet Intrapass unter anderem die Gepäckzustellung im Lost & Found an. Nach jeder Zustellung kommen die unterschriebenen Lieferscheine der Partner rein, 40 bis 60 pro Monat, alle von Hand gegen Bestellungen abgeglichen, geprüft und verrechnet. Automatisieren wollte man das längst, nur sind Lieferscheine nicht standardisiert: jeder Lieferant hat sein eigenes Format, dazu Ausnahmen, die nur jemand mit jahrelanger Erfahrung kennt. Für klassische Automatisierung war das nie erreichbar. Mit AI ist es das jetzt.

Approach

Wir haben einen AI-Workflow gebaut, der die Eigenheiten von Intrapass kennt. Lieferscheine werden eingelesen, den Bestellungen zugeordnet, Beträge und Positionen geprüft. Was sicher ist, erledigt die AI selbst, was unklar bleibt, geht mit einem konkreten Klärungsvorschlag an die zuständige Person statt als generische Fehlermeldung. Die fertigen Rechnungen landen als Entwürfe direkt in Bexio, zur finalen Freigabe. Ganz ohne neue Tools oder geänderte Ordnerstruktur, der Workflow sitzt auf den bestehenden Prozessen, nicht daneben.

Impact

Der monatliche Aufwand ist auf rund 15 Minuten geschrumpft. Lieferscheine werden vollständig geprüft, Abweichungen mit klarem Kontext markiert, die Rechnungen sind fertig, bevor jemand sie öffnet. Genau diese kleine, gezielte Integration ist für einen Betrieb wie Intrapass Gold wert: schnell umgesetzt, spürbare Zeitersparnis, präzise auf die eigenen Abläufe zugeschnitten. Statt sich einem Standard-Tool anzupassen, bekommt der Betrieb ein Tool, das ihn versteht.

Zeitersparnis

97 %

pro Monat

Vorher
1 Tag

Nachher
15 Min.

Kommunikation

Kommunikation & Kundenkontakt

Scope

Eyedentity entwickelt für seine Kunden individuelle Marken- und Kommunikationsprojekte. Auch die dazugehörigen Offerten sollten dieses Qualitätsniveau widerspiegeln: übersichtlich gestaltet, interaktiv und auf das jeweilige Projekt zugeschnitten. Kunden sollten Pakete auswählen, den Scope of Work verstehen, Projektdateien einsehen und alle Beteiligten kennenlernen können. Ein erster Ansatz mit Claude Code funktionierte grundsätzlich. Für jede Offerte wurde eine eigene HTML-Seite generiert und veröffentlicht. Im produktiven Alltag zeigte dieses Vorgehen jedoch seine Grenzen. Gestaltung und technische Qualität waren nicht immer konsistent und jede neue Offerte erforderte erneut Anpassungen. Hinzu kamen Hosting, Veröffentlichungen und die Verwaltung verschiedener Domains. Für jemanden ohne technischen Hintergrund ist schnell unklar, welche Systeme zusammenspielen, wo Änderungen gemacht werden müssen und wie eine Seite zuverlässig online gelangt. Viel Zeit floss deshalb nicht in die Offerte selbst, sondern in technische Aufgaben und Entscheidungen, die mit dem eigentlichen Projekt wenig zu tun hatten.

Approach

Wir haben den bestehenden Prototyp als Ausgangspunkt genommen und daraus eine stabile, wiederverwendbare Plattform aufgebaut. Inhalte, Pakete, Projektbeteiligte und Dateien werden heute an einem zentralen Ort strukturiert verwaltet. Ein klar definierter Veröffentlichungsprozess sorgt dafür, dass Änderungen zuverlässig online gelangen und alle Offerten auf Desktop und Mobilgeräten sauber funktionieren. Eyedentity arbeitet weiterhin selbstständig mit Claude Code. Dafür haben wir dem Agenten eigene Fähigkeiten und klare Arbeitsabläufe mitgegeben. Er weiss, welche Informationen eine Offerte benötigt, stellt bei fehlenden Angaben gezielte Rückfragen, erstellt daraus die Inhalte und trägt sie direkt in das System ein. Hosting, Veröffentlichungsprozesse und Domains betreuen wir im Hintergrund. Eyedentity muss sich dadurch nicht mit der technischen Infrastruktur beschäftigen und behält trotzdem die Kontrolle über Inhalte und Weiterentwicklung.

Impact

Die Erstellung einer individuellen Offerte wurde von ungefähr eineinhalb Arbeitstagen auf einen halben Tag reduziert. Gleichzeitig entsteht jedes Mal ein konsistentes, responsives Kundenportal statt einer neu zusammengesetzten Einzellösung. Eyedentity entwickelt das Portal heute selbst weiter: neue Bereiche, Funktionen und Anpassungen setzen sie mit Claude Code eigenständig um und veröffentlichen sie. Genau das war das Ziel – ein Kunde, der uns nicht mehr braucht. Für die richtig kniffligen Sachen sind wir einen Anruf entfernt.

Zeitersparnis

67 %

pro Offerte

Vorher
1.5 Tage

Nachher
0.5 Tage

Operatives

Prozesse & Operations

Scope

WeinHaus betreibt einen Webshop und veranstaltet Wine-Events, die Lagerverwaltung ist dabei kein Nebenschauplatz, sondern Kern des Geschäfts: welche Flasche steht wo, wer hat was reserviert, was hat ein Event in Wein gekostet. Shopify deckt davon nur das Nötigste ab, Reservierungen und individuelle Abgangsgründe fehlen komplett. Die Alternative wären teure Drittanbieter-Apps mit fünfzig ungenutzten Funktionen und laufenden Abo-Kosten. Die Frage war also nicht «welches Tool nehmen wir?«, sondern «was brauchen sie wirklich, und können wir genau das bauen?«.

Approach

Wir haben eine eigene Shopify-App entwickelt, die das Inventar-Modul genau dort erweitert, wo es nötig ist: frei definierbare Abgangsgründe, Reservierungen mit Erinnerungen, Reports inklusive Kosten pro Event. Darauf aufbauend kam ein AI-Agent dazu, der das Inventar parallel zur manuellen Verwaltung managt, das Team fragt ihn direkt, statt sich jedes Mal ins System einzuloggen. Das funktioniert nur, weil das Fundament eine eigene App ist und kein Drittsystem.

Impact

Weil Abgangsgründe, Reservierungen und Kosten-Auswertungen jetzt direkt eingebaut sind statt zu fehlen, wird die Verwaltung auch häufiger und genauer gemacht, nicht nur schneller. Abschreibungen, die vorher im Alltag oft untergingen, werden jetzt sauber erfasst, was zusätzlich Aufwand in der Buchhaltung spart, der vorher erst im Nachhinein auffällig wurde. In Summe spart das WeinHaus dadurch rund zweieinhalb Stunden pro Woche.

Zeitersparnis

91 %

pro Woche

Vorher
2 h 45 Min.

Nachher
15 Min.

Wir arbeiten durchdacht
und setzen pragmatisch um.

  1. Verstehen

    Bevor wir etwas empfehlen, wollen wir verstehen, was wirklich gebraucht wird.

    Wir schauen auf Ziele, Prozesse, Herausforderungen und bestehende Systeme. So erkennen wir, wo AI sinnvoll unterstützen kann und wo nicht.

  2. Umsetzen

    Wir bauen die Lösung, die zu eurem Betrieb passt.

    Ob wir AI integrieren, individuelle Software entwickeln, neue Workflows gestalten oder einen Prototyp bauen, hängt davon ab, was ihr tatsächlich braucht. Danach richten wir den Umfang und unser Vorgehen aus.

  3. Weiterentwickeln

    Wir entwickeln weiter, wo zusätzlicher Nutzen entsteht.

    Wir lernen aus Nutzung und Feedback und optimieren dort, wo es sinnvoll ist. Bei Bedarf begleiten wir Lösungen auch langfristig.

Wir sind persönlich dabei.

Ihr arbeitet direkt mit uns. Wir bringen Erfahrung aus Design, Softwareentwicklung und Betriebsführung zusammen. So haben wir sowohl die technische Umsetzung als auch den Alltag in eurem Betrieb im Blick.

Portrait von Raffaele De Giovanni

Raffaele De Giovanni

Raffaele verbindet Gestaltung und Softwareentwicklung. Er hat als Grafiker und Entwickler gearbeitet und vier Jahre eine eigene Agentur geführt. Bei Optimai entwickelt er Anwendungen und Automationen, die zu euren bestehenden Systemen passen und sich im Alltag einfach nutzen lassen.

LinkedInraffaele@optimai.ch
Portrait von Robin Khan

Robin Khan

Robin bringt sechs Jahre Erfahrung in Finanzen, Administration und Betriebsführung mit. Davor war er im Anlagenbau tätig. Lieferscheine abgleichen, Löhne berechnen und Excel pflegen kennt er aus eigener Arbeit. Diese Erfahrung hilft ihm einzuschätzen, wo eine Lösung entlastet und was sie im Alltag leisten muss.

LinkedInrobin@optimai.ch

Netzwerk

Lernen wir uns kennen.

Ihr habt eine konkrete Idee oder möchtet herausfinden, wo AI bei euch sinnvoll wäre? Erzählt uns, was euch beschäftigt. Gemeinsam schauen wir, ob und wie wir euch unterstützen können.

Ein Gespräch vereinbaren

Wir nehmen uns 30 Minuten Zeit für eure Fragen und eure aktuelle Situation. Per Video und unverbindlich.

Kennenlernen

Schreibt uns

Erzählt uns kurz, was ihr vorhabt oder welche Fragen euch beschäftigen. Wir freuen uns, von euch zu hören.

hello@optimai.ch

Häufige Fragen.

Wie fangen wir in unserem Betrieb mit AI an?

Mit einem Kennenlerngespräch: 30 Minuten per Video, kostenlos und unverbindlich. Wir besprechen eure Fragen und wo AI, also künstliche Intelligenz (KI), bei euch am meisten bringt. Danach setzen wir dort an, wo ihr steht: bei den Grundlagen oder direkt bei einem konkreten Ablauf.

Wo kann AI im Arbeitsalltag konkret Zeit sparen?

Vor allem bei wiederkehrender Arbeit mit Dokumenten, Daten und Anfragen: Offerten und Rechnungen vorbereiten, Belege erfassen, Kundenanfragen einordnen, Informationen finden oder Reports erstellen. Besonders viel bringt AI dort, wo heute Daten von Hand von einem System ins nächste übertragen werden.

Was kostet die Zusammenarbeit?

Das Kennenlerngespräch ist kostenlos. Was ein Vorhaben kostet, hängt von Umfang und Ausgangslage ab. Bevor wir starten, erhaltet ihr ein klares Angebot, damit ihr wisst, womit ihr rechnen könnt.

Dürfen unsere Mitarbeitenden ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot nutzen?

Ja, wenn die Rahmenbedingungen stimmen: mit Business-Zugängen, bei denen eure Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet werden, und mit klaren Regeln, welche Daten in die Tools dürfen. Wir richten die Zugänge ein, erarbeiten mit euch eine AI-Richtlinie und führen euer Team ein.

Ist AI mit dem Schweizer Datenschutzgesetz vereinbar?

Ja, wenn sie sauber aufgesetzt ist. Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt direkt auch für AI. Entscheidend sind Transparenz, Verträge mit den Anbietern und die Frage, wohin Personendaten fliessen. Wir klären diese Datenflüsse vor dem Start und wählen passende Anbieter und Speicherorte.

Gibt es in der Schweiz ein KI-Gesetz, und gilt der EU AI Act für uns?

Ein eigenes KI-Gesetz hat die Schweiz noch nicht. Der Bundesrat will bestehende Gesetze gezielt anpassen. Der EU AI Act kann Schweizer Firmen trotzdem betreffen, etwa wenn sie AI-Lösungen in der EU anbieten. Wir behalten die Entwicklung im Blick und berücksichtigen sie bei unseren Lösungen.

Funktioniert AI mit unserer bestehenden Software?

In den meisten Fällen ja. Wir bauen auf dem auf, was bei euch schon läuft, und verbinden Systeme über Schnittstellen, statt sie zu ersetzen. Eine eigene IT-Abteilung braucht ihr dafür nicht.

Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?

Meist früher als gedacht. Wir beginnen mit einer gezielten Lösung für einen konkreten Ablauf, statt alles auf einmal umzubauen. So seht ihr früh einen Nutzen und wir bauen auf dieser Erfahrung weiter.

Ersetzt AI Arbeitsplätze in unserem Team?

Darum geht es uns nicht. Wir setzen AI dort ein, wo sie euer Team von Routinearbeit entlastet, damit mehr Zeit für Kundschaft, Qualität und Entscheide bleibt. Freigaben und heikle Fälle bleiben bei euren Leuten.