Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragspartner ist die FINDIda GmbH (auftretend unter der Marke Optimai), Limmatstrasse 119, 8005 Zürich, Schweiz, UID CHE-218.019.715 MWST, E-Mail hello@optimai.ch.

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») gelten für sämtliche Verträge zwischen der FINDIda GmbH, Limmatstrasse 119, 8005 Zürich («Optimai», «wir»), und ihren Kunden («Kunde») über Beratungs-, Analyse-, Entwicklungs- und Betreuungsleistungen im Bereich künstlicher Intelligenz und Prozessautomatisierung.

1.2 Das Angebot von Optimai richtet sich ausschliesslich an Unternehmen (B2B). Kunden bestätigen mit Vertragsschluss, dass sie im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.

1.3 Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn Optimai ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmt.

1.4 Individuelle Vereinbarungen in Offerten, Auftragsbestätigungen oder Einzelverträgen gehen diesen AGB vor.

2. Vertragspartner

Vertragspartner des Kunden ist stets die FINDIda GmbH. «Optimai» ist die Marke, unter der die FINDIda GmbH ihre Leistungen am Markt anbietet.

3. Leistungen

Optimai erbringt ihre Leistungen typischerweise in drei Stufen:

3.1 Standortbestimmung (kostenlos)

Ein unverbindliches Erstgespräch (ca. 30 Minuten, per Videocall) inklusive Vorab-Fragebogen und schriftlicher Zusammenfassung. Aus der Standortbestimmung entsteht keine Verpflichtung zur Beauftragung weiterer Leistungen – weder für den Kunden noch für Optimai.

3.2 Analyse (Fixpreis)

Eine Vor-Ort-Analyse der Prozesse des Kunden (in der Regel 1 Tag vor Ort mit 2 Personen, zzgl. 2–3 Werktage Nachbearbeitung) zum Fixpreis gemäss Offerte (derzeit CHF 2'250 exkl. MWST). Ergebnis ist ein schriftlicher Analysebericht. Der Analysebericht geht mit vollständiger Bezahlung in das Eigentum des Kunden über und kann von diesem frei verwendet werden – auch ohne weitere Zusammenarbeit mit Optimai.

3.3 Umsetzung & Betreuung

a) Umsetzung: Implementierung individueller KI-Lösungen gemäss schriftlich vereinbartem Leistungsumfang («Scope») zu den Preisen gemäss Offerte. Genannte Termine sind Richtwerte, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich vereinbart.

b) Betreuung: Laufende Wartung, Support und Weiterentwicklung der implementierten Lösungen zu den in der Offerte bzw. im Betreuungsvertrag vereinbarten Konditionen.

3.4 Leistungsänderungen

3.4.1 Änderungen oder Erweiterungen des vereinbarten Scopes bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung (Change Request) und können Mehraufwand sowie Terminverschiebungen zur Folge haben. Solcher Mehraufwand wird nach Aufwand zum in der Offerte vereinbarten Stundensatz verrechnet.

3.4.2 Pauschalen und Fixpreise decken den in der Offerte vereinbarten Leistungsumfang ab.

3.4.3 Bei Leistungen nach Aufwand sind die offerierten Stunden eine Schätzung; verrechnet wird der effektive Aufwand. Zeichnet sich ab, dass die Schätzung um mehr als 10 % überschritten wird, informiert Optimai den Kunden vorgängig und holt dessen Zustimmung ein.

4. Vertragsschluss

4.1 Offerten von Optimai sind 30 Tage gültig, sofern nichts anderes angegeben ist.

4.2 Der Vertrag kommt durch Annahme der Offerte zustande, sei es online im Kundenportal von Optimai, schriftlich oder per E-Mail, durch Unterzeichnung eines Einzelvertrags oder durch beidseitig bestätigten Projektstart.

4.3 Bei der Online-Annahme im Kundenportal bestätigt die annehmende Person, dass sie berechtigt ist, den Kunden zu verpflichten. Optimai speichert als Nachweis Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse, die angenommene Offertversion sowie die geltende Fassung dieser AGB und stellt dem Kunden eine Bestätigung per E-Mail zu.

5. Preise und Zahlungsbedingungen

5.1 Alle Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF) und exklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern nicht anders angegeben.

5.2 Die Analyse (Ziff. 3.2) wird zu 100 % nach Leistungserbringung in Rechnung gestellt. Umsetzungsleistungen (Ziff. 3.3 a) werden zu 20 % als Anzahlung bei Annahme der Offerte und zu den restlichen 80 % jeweils anteilig nach Abschluss einer Phase in Rechnung gestellt.

5.3 Wiederkehrende Leistungen (Betreuung, Betrieb) werden monatlich im Voraus in Rechnung gestellt. Zusätzliche Leistungen nach Aufwand werden monatlich nachträglich in Rechnung gestellt.

5.4 Rechnungen sind innert 20 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug gilt ein Verzugszins von 5 % p.a. (Art. 104 OR); Mahn- und Inkassokosten gehen zulasten des Kunden.

5.5 Allfällige Reise- und Anfahrtsspesen für Vor-Ort-Einsätze werden jeweils individuell in der Offerte vereinbart. Ohne entsprechende Regelung in der Offerte sind die Anfahrtsspesen in den vereinbarten Preisen inbegriffen.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

6.1 Der Kunde stellt rechtzeitig und unentgeltlich alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen, Daten, Zugänge (z. B. zu Systemen und Konten) und Ansprechpersonen zur Verfügung.

6.2 Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die überlassenen Daten und Inhalte für die vereinbarte Bearbeitung durch Optimai freizugeben (insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Rechten Dritter).

6.3 Verzögerungen oder Mehraufwände, die auf verletzte Mitwirkungspflichten zurückzuführen sind, gehen nicht zulasten von Optimai und können nach Aufwand verrechnet werden.

7. Vertraulichkeit

7.1 Beide Parteien behandeln sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie als vertraulich gekennzeichnete Informationen streng vertraulich und verwenden sie ausschliesslich zur Vertragserfüllung.

7.2 Die Vertraulichkeitspflicht gilt während der Vertragsdauer und 3 Jahre über deren Beendigung hinaus. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben vorbehalten.

7.3 Auf Wunsch des Kunden schliessen die Parteien eine separate Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) ab.

8. Datenschutz und Datenbearbeitung

8.1 Optimai bearbeitet Personendaten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-DSGVO. Es gilt die Datenschutzerklärung unter www.optimai.ch/datenschutz.

8.2 Soweit Optimai im Auftrag des Kunden Personendaten bearbeitet (z. B. bei der Automatisierung von Rechnungs- oder E-Mail-Prozessen), schliessen die Parteien bei Bedarf einen separaten Auftragsbearbeitungsvertrag (ADV/AVV) ab.

8.3 Optimai setzt zur Leistungserbringung Drittanbieter und Cloud-Dienste ein, die ihren Sitz auch ausserhalb der Schweiz bzw. des EWR haben können (u. a. in den USA). Die eingesetzten Anbieter werden dem Kunden auf Anfrage offengelegt; ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) sichergestellt.

9. Einsatz von KI-Systemen

9.1 Die Leistungen von Optimai umfassen die Konzeption, Konfiguration und Integration von KI-Systemen (u. a. Sprachmodelle von Drittanbietern). Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass KI-generierte Ergebnisse probabilistischer Natur sind und Fehler enthalten können.

9.2 KI-gestützte Ergebnisse, die geschäftskritische Entscheidungen betreffen, sind vom Kunden vor deren Verwendung zu prüfen. Optimai konzipiert Lösungen so, dass geeignete Kontrollmechanismen (z. B. menschliche Freigabeschritte) vorgesehen werden können.

9.3 Für die eingesetzten Dritt-KI-Dienste gelten ergänzend deren Nutzungsbedingungen; Optimai informiert den Kunden über die eingesetzten Dienste. Soweit einschlägig, unterstützt Optimai den Kunden bei der Einhaltung anwendbarer KI-Regulierung (z. B. EU-KI-Verordnung), die rechtliche Verantwortung für den Einsatz der Lösung im Betrieb des Kunden verbleibt beim Kunden.

10. Immaterialgüterrechte

10.1 Der Analysebericht (Ziff. 3.2) geht mit vollständiger Bezahlung in das Eigentum des Kunden über.

10.2 An individuell für den Kunden entwickelten Lösungen erhält der Kunde mit vollständiger Bezahlung ein zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränktes, nicht ausschliessliches Nutzungsrecht.

10.3 Vorbestehende Rechte, wiederverwendbare Komponenten, Know-how, Methoden und generische Werkzeuge von Optimai verbleiben bei Optimai.

10.4 Rechte an Standardsoftware und Diensten Dritter richten sich nach deren Lizenzbedingungen.

10.5 Optimai ist berechtigt, den Kunden mit Name und Logo als Referenz zu nennen, sofern der Kunde dem nicht schriftlich widerspricht.

11. Gewährleistung

11.1 Optimai erbringt ihre Leistungen fachgerecht und mit der Sorgfalt eines gewissenhaften Dienstleisters (Beratungs- und Betreuungsleistungen: Auftragsrecht, Art. 394 ff. OR).

11.2 Bei Umsetzungsleistungen mit vereinbartem Abnahmeverfahren rügt der Kunde Mängel innert 10 Werktagen nach Abnahme schriftlich. Optimai wird gemeldete Mängel innert angemessener Frist nachbessern. Weitergehende Gewährleistungsansprüche sind, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

11.3 Keine Gewähr wird übernommen für Fehler, die auf unsachgemässe Nutzung, Eingriffe des Kunden oder Dritter, geänderte Drittsysteme/-schnittstellen oder das Verhalten von Dritt-KI-Diensten zurückzuführen sind, das ausserhalb des Einflussbereichs von Optimai liegt.

12. Haftung

12.1 Optimai haftet unbeschränkt für Schäden aus rechtswidriger Absicht oder grober Fahrlässigkeit.

12.2 Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit sowie für Hilfspersonen wird, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

12.3 Soweit die Haftung nicht ausgeschlossen werden kann, ist sie pro Schadenereignis und insgesamt auf die Höhe des vom Kunden unter dem betreffenden Vertrag in den letzten 12 Monaten bezahlten Entgelts beschränkt.

12.4 Ausgeschlossen ist, soweit gesetzlich zulässig, die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden, insbesondere entgangenen Gewinn, Datenverlust (soweit nicht durch vertragsgemässe Datensicherung des Kunden vermeidbar), Betriebsunterbrechung sowie Ansprüche Dritter.

13. Laufzeit und Kündigung

13.1 Verträge über einmalige Leistungen (Analyse, Umsetzung) enden mit deren Erfüllung.

13.2 Betreuungsverträge und andere wiederkehrende Leistungen werden auf unbestimmte Dauer geschlossen und können von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen auf Ende eines Kalendermonats schriftlich oder per E-Mail gekündigt werden.

13.3 Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt vorbehalten. Das jederzeitige Widerrufsrecht nach Art. 404 OR bleibt für auftragsrechtliche Leistungen vorbehalten; bei Kündigung zur Unzeit ist die andere Partei zu entschädigen.

13.4 Bereits erbrachte Leistungen bleiben bei Kündigung geschuldet und werden anteilig verrechnet.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

14.2 Änderungen dieser AGB werden dem Kunden in geeigneter Form mitgeteilt und gelten für künftige Verträge sowie – bei Dauerschuldverhältnissen – ab Mitteilung, sofern der Kunde nicht innert 30 Tagen widerspricht.

14.3 Abtretung von Rechten und Pflichten aus dem Vertrag bedarf der schriftlichen Zustimmung der anderen Partei.

14.4 Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen.

14.5 Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich, Schweiz.